Riuscire ad organizzare il proprio tempo per poter essere liberi di dedicarsi al riposo o alle proprie passioni, è uno degli argomenti più ricorrenti nelle sessioni di Coaching.
Mi capita sempre più spesso di ascoltare clienti che si lamentano del fatto di non avere tempo a sufficienza per fare tutto quello che vorrebbero. Parlo di qualunque tipo di persona, dallo studente alla casalinga al manager.
La frase che sento di più, ma sono sicuro di non essere il solo, è: “non ho tempo”. E che significa? Il tempo non lo possediamo, ma possiamo organizzarlo. Non abbiamo potere per modificarlo, ne per dilatarlo o fermarlo, ma abbiamo il potere di usarlo nella maniera che più riteniamo utile al soddisfacimento della nostra esistenza.
Aggiungerei che, dire “non ho tempo”, è anche un segno di debolezza, come se gli eventi mi sopraffanno e non riesco a gestirli. Un po’ come se dicessi che sono incapace. Inoltre sa tanto di scusa. Molto meglio essere sinceri e dire quel che si pensa piuttosto che nascondersi dietro quell’affermazione.
Il tempo rappresenta una delle più grosse e preziose risorse a nostra disposizione. A noi la responsabilità di usarlo bene, perché il tempo perso non si può in nessuna maniera riavere indietro.
Imprenditori, mamme, professionisti sempre in affanno solo perché non sanno pianificare correttamente i propri compiti.
In altri post e sul mio blog, ho parlato di come aiutarsi nell’organizzazione del tempo attraverso una pianificazione settimanale, usando la propria agenda o lo smartphone.
Questi tools sono sempre a portata di mano, per cui risulta facile avere sempre chiaro cosa dobbiamo fare e quando farlo. Ma si può fare meglio…
Se ti dicessi che puoi comprare il tempo? E se ti dicessi anche che costa poco?
Mi sto riferendo al fatto che puoi recuperare tempo dalla sua cattiva gestione, che si traduce nel poter accedere ad una quantità di tempo extra, come se le tue giornate avessero più di ventiquattro ore, per cui è come se ne comprassi dell’extra.
Ma come si fa? Basta fare due cose. Imparare a delegare ed a pianificare i propri impegni e compiti in un ordine logico di sequenza.
Impara a delegare
Imparare a delegare è una delle operazioni più potenti che possiamo compiere.
Va però fatto un distinguo tra azienda e vita quotidiana.
Il concetto di delega in azienda è un processo delicato ma essenziale per consentire alle figure più alte in ordine di grado di occuparsi di cose importanti piuttosto che pensare alle cose urgenti.
Pensa a quegli imprenditori che anziché occuparsi di rappresentare la propria azienda, di pensare a nuove strategie, di dedicare il proprio tempo a sognare nuovi traguardi, spendono 14 ore al giorno per correre dietro alle inefficienze spesso da lui stesse create, risultando in realtà il miglior dipendente della propria azienda perché oltre a lavorare tante ore, molto spesso nemmeno percepisce uno stipendio.
In azienda, le figure chiave, che dovrebbero essere anche dei leader, hanno il dovere di saper delegare. Molto spesso, la delega, o non viene fatta o viene fatta male. Delegare, non significa “fai questo”, ma è un preciso processo diviso in 3 fasi:
- Istruire;
- Delegare;
- Controllare.
Istruire in realtà non dovrebbe essere fatto, perché ci si aspetta che la persona assunta in quel determinato posto per quei determinati compiti, sappia fare il suo lavoro e sia anche capace di modellarsi lievemente a quelle che sono le esigenze aziendali.
Delegare è il secondo passo. Delegare significa affidarsi a quella determinata persona affinché svolga un compito al posto nostro.
Controllare non significa stare addosso al delegato, anche perché si produrrebbe un effetto opposto, oltre a perder tempo, stiamo mettendo nella condizione il delegato di sentirsi incapace. Il controllo va fatto con savoir faire.
Ad ogni modo se il candidato è capace o se è stato istruito a dovere, il secondo passo è una naturale conseguenza, mentre il terzo è solamente un dettaglio.
Nella quotidianità, delegare corrisponde ad affidare compiti non importanti, ma urgenti ad altre persone. Pensa a tutte quelle cose che potresti far fare al tuo partner o ai tuoi figli piuttosto che ad un amico.
Parlo di quelle cose semplici tipo fare la spesa, o portare l’auto al meccanico, riordinare una stanza, andare all’ufficio postale e via di seguito. Sono tutte cose che può svolgere qualcun altro al posto nostro.
Passiamo al secondo punto per capire meglio cosa intendo per “pianificare i propri impegni e compiti in un ordine logico di sequenza”.
Nella pratica si tratta di mettere gli impegni secondo il loro grado di importanza. Un buono schema è rappresentato dalla matrice di Eisenhower. Le cose importanti vanno fatte subito, prima che diventino urgenti, altrimenti dobbiamo sempre correre a risolvere le urgenze e non dedichiamo tempo alle cose importanti. Invece, come nell’esempio di prima, le cose poco importanti, ma urgenti vanno date in delega.
Ricapitolando, delegare e fare le cose in ordine di importanza, ci consente di guadagnare tempo e diventare veloci ed efficaci.
M.C.
